Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales

SISTECONFIT SAS, en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas concordantes sobre protección de datos personales, adopta la presente Política de Tratamiento de la Información, aplicable a todos los datos personales registrados en sus bases de datos, para lo cual actúa en calidad de responsable del tratamiento.

1. Identificación del responsable

2. Definiciones

Para los efectos de esta política, se adoptan las definiciones de la Ley 1581 de 2012:

• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (salud, origen racial, orientación política, entre otros).
• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Responsable del tratamiento: quien decide sobre la base de datos y el tratamiento de los datos; en este caso, SISTECONFIT SAS.
• Encargado del tratamiento: quien realiza el tratamiento de datos por cuenta del responsable.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos.
• Aviso de privacidad: comunicación que informa al titular sobre la existencia de esta política y cómo acceder a ella.

3. Finalidades del tratamiento

Los datos personales recolectados por SISTECONFIT SAS serán tratados para las siguientes finalidades:

• Atender solicitudes de información, demostraciones (demos), cotizaciones y contacto comercial sobre nuestros productos y servicios.
• Crear y gestionar cuentas de prueba temporales de nuestro software para prospectos.
• Prestar, mantener y dar soporte a los servicios de software y asesoría contratados.
• Gestionar la relación contractual, la facturación y el recaudo de cartera.
• Enviar información comercial, promocional y novedades sobre productos y servicios, cuando el titular lo haya autorizado.
• Realizar encuestas de satisfacción y actividades de mejora del servicio.
• Dar cumplimiento a obligaciones legales, contables, tributarias y regulatorias.
• Conservar registros históricos de la relación comercial.

4. Datos recolectados

Según la relación con el titular, SISTECONFIT SAS puede recolectar datos de identificación (nombre, tipo y número de documento, NIT), datos de contacto (dirección, teléfono, correo electrónico), datos comerciales (empresa, sector, cargo) y datos derivados del uso de sus servicios de software.

5. Autorización del titular

El tratamiento de los datos personales requiere la autorización previa, expresa e informada del titular. Esta autorización podrá obtenerse por medios físicos, electrónicos o cualquier mecanismo que permita su posterior consulta, incluyendo formularios web, casillas de verificación y comunicaciones por correo electrónico.

Se entenderá que la autorización cumple los requisitos cuando el titular manifieste su voluntad de manera libre, inequívoca y específica sobre las finalidades aquí descritas.

6. Derechos del titular

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos personales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no exista un deber legal o contractual que lo impida.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

7. Procedimiento para ejercer los derechos

El titular o sus causahabientes podrán ejercer sus derechos a través del siguiente canal de atención:

Consultas

Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, que no superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Reclamos

El reclamo deberá contener la identificación del titular, la descripción de los hechos, la dirección de contacto y los documentos que se quieran hacer valer. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informarán los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, que no superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

8. Cuentas de prueba temporales (demos)

Cuando el titular solicita una demostración de nuestro software, SISTECONFIT SAS crea una cuenta de prueba temporal con datos ficticios de ejemplo. Los datos de contacto suministrados por el titular en el formulario de solicitud se tratan conforme a las finalidades descritas en esta política, únicamente si el titular otorgó su autorización.

9. Transferencia y transmisión de datos

SISTECONFIT SAS podrá compartir datos personales con encargados del tratamiento que le presten servicios (por ejemplo, alojamiento en la nube, correo o pasarelas de pago), quienes están obligados a garantizar la seguridad y confidencialidad de la información. No se comparten datos con terceros para finalidades distintas a las autorizadas, salvo obligación legal.

10. Medidas de seguridad

SISTECONFIT SAS adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales contra pérdida, acceso no autorizado, alteración o divulgación indebida, incluyendo control de acceso, cifrado en la transmisión y respaldos periódicos de la información.

11. Vigencia de las bases de datos

Los datos personales se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades del tratamiento y las obligaciones legales, contables y tributarias aplicables. Una vez cumplidas, se procederá a su supresión o anonimización, salvo deber legal de conservación.

12. Vigencia de la política y modificaciones

La presente política rige a partir de su publicación. SISTECONFIT SAS se reserva el derecho de modificarla en cualquier momento; los cambios se informarán a través del sitio web. Se recomienda al titular revisar periódicamente esta política.